低效會(huì)議的典型特征：
會(huì)前無準(zhǔn)備，會(huì)中無主題
會(huì)后無執(zhí)行，時(shí)間無控制相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：90%的人，參加會(huì)議時(shí)會(huì)不專心、胡思亂想；而73%的人，在開會(huì)時(shí)做其他事情。事實(shí)上，大多數(shù)情況下的會(huì)議是很枯燥無聊的，數(shù)據(jù)中高達(dá)50%的會(huì)議超時(shí)，這也是為什么大部分人不喜歡開會(huì)的原因。這類會(huì)議容易出現(xiàn)老板一言堂，出演獨(dú)角戲；而參會(huì)的其他人員，則沉默不語，甚至昏昏欲睡。還有的會(huì)議流程像過長，或會(huì)議中途頻頻跑題打岔，此時(shí)會(huì)議超時(shí)成為必然。“會(huì)前無準(zhǔn)備，會(huì)中無主題，會(huì)后無執(zhí)行，時(shí)間無控制”非常精確的概括了這類會(huì)議的特征。而糟糕的會(huì)議又會(huì)導(dǎo)致糟糕的決策，也是會(huì)議無聊、低效、無法解決任何問題的根本原因。99%的無效會(huì)議，都是因?yàn)橹黝}不明。就好像你開頭方向就走錯(cuò)了，下面所有的討論都是浪費(fèi)時(shí)間。好的會(huì)議主題有一個(gè)重要特征，聚焦。既不要總結(jié)概括，更不能泛泛而談，而是聚焦在一件具體的，看得見摸得著的事情上進(jìn)行討論。什么叫泛泛而談？“公司5年戰(zhàn)略規(guī)劃”，“3年長期發(fā)展”，這種主題不可能通過一次會(huì)議就得出答案。相反這種會(huì)議容易讓大家沒有邊界地進(jìn)行討論，反而浪費(fèi)時(shí)間。即，把這些大而空的主題，拆分成一個(gè)個(gè)明確的小主題，然后分多次會(huì)議來討論。比如“公司5年戰(zhàn)略規(guī)劃”，就可以拆分如下：1. 產(chǎn)品研發(fā)戰(zhàn)略拆分之后還可以再拆分，比如“產(chǎn)品研發(fā)戰(zhàn)略”就可以分成：會(huì)議主題越具體，參會(huì)人員就會(huì)越聚焦。不要為了開會(huì)而開會(huì)。開會(huì)的目的是解決特定的問題。那么如何保證會(huì)議過程中大家都能按照主題進(jìn)行討論呢？
最簡單也是最實(shí)用的方法，就是把會(huì)議主題用超大加粗字體寫在會(huì)議室的黑板上。或者打在PPT里然后投影出來，時(shí)刻讓所有人都看到。很多人覺得頭腦風(fēng)暴，集思廣益是一種高效產(chǎn)出思路的好方法。但實(shí)際情況卻是人越多，能想出的好點(diǎn)子越少。國外有一項(xiàng)研究表明，開會(huì)人數(shù)超過8人會(huì)議效率就會(huì)直線下降。最佳人數(shù)是5-7人。人太少，意見不充分，思路不開闊；人太多，每個(gè)人發(fā)言的機(jī)會(huì)就被壓縮，最終導(dǎo)致一些人開始偷懶，并寄希望于其他人的發(fā)言。會(huì)議上一旦出現(xiàn)一個(gè)喜歡表達(dá)自我的“意見領(lǐng)袖”，且先不論他說的正確與否，很多人下意識(shí)就會(huì)被他的思路帶著走，并懶于思考。即使有少數(shù)持不同意見的人，也會(huì)因?yàn)椤俺聊蠖鄶?shù)”的存在，放棄對自我觀點(diǎn)的捍衛(wèi)，去換取那份表面上的和平。且參會(huì)人數(shù)越多，這種和平的意義就顯得越重要，甚至超過了會(huì)議目的本身。
