我們都知道,一個單位的辦公室主任,從根本上講就是一個單位的大內總管,是和領導比較親近的人。可在一個單位,領導更替是難免的,辦公室主任又如何適應不同的領導風格呢?做了二十多年辦公室主任,跟了十多個領導,屹立不倒的職場感悟就是下面幾點:
一、主動適應每個領導的管理風格
職場幾十年,遇到的領導從管理風格來講,有管理比較細的,什么工作都事必躬親,喜歡什么事都聽下屬匯報;也有管理比較注重授權的,只注重事情的結果,一般下屬權限的事情都不太過問。從個人性格來講,有脾氣暴躁的,一言不合就訓人;有脾氣好的,和下屬打成一片,團隊氛圍很好。
作為辦公室主任,首先要發(fā)自內心地尊重領導。不管領導的資歷有沒有你深,即使他原來是你的部下,就算你好像在某些方面的能力比他強。但是,領導之所以是你的領導,他的綜合素質一定比你高。
其次,要主動適應每個領導的管理風格。管理比較細的領導,你就要多給他匯報工作的進展過程,并提出決策建議。喜歡放手讓下屬發(fā)揮主觀能動性的領導,你就不要什么事都去找他匯報,而是將階段性的結果告訴他。特別注意的是,不要越過自己職責范圍內的管理邊界。具體地說,只有你職責范圍內的事可以自主發(fā)揮,千萬不要“放牛娃把牛賣了”。
最后,要主動適應每個領導的性格。人都有七情六欲,性格有時候是天生的,所謂“江山易改稟性難移”。脾氣暴躁的領導,你在匯報工作時一定要把工作做深做細,盡量窮盡你能想到的決策建議,讓領導決策有依據,不要一問三不知。脾氣好的領導就好辦了,你可以和他一起討論工作的處理方式,并提出有利于本單位的決策建議,幫助他一起做決策。
二、絕對服從領導的決定
常言道:恭敬不如從命。謙恭地敬重領導,不如順從領導的意志和命令。對高明的贊美者而言,服從是金,語言是銀。這是由領導與下屬的特殊關系決定的。
有的人一聽到“服從”這兩個字就反感,覺得服從了別人就代表自己沒有個性、沒有主見,還沒有面子。其實這種想法是沒有必要的,大家可以想象,人在整個自然界生存條件不是最好的。
人既不是身材最高大的,也不是跑得最快的,但是人類比其他動物可以更高質量地生存下來,靠的就是群居,可以相互配合。所以相互配合就是人類的天性,而服從是配合的重要體現(xiàn)。
每個人都在服從和被服從的角色中頻繁切換,在這件事情上我服從你,那件事情上你服從我;在這個環(huán)境中我服從你,那個環(huán)境中你又服從其他人。
在職場,要絕對服從領導的決定,即使領導的安排是錯的!
因為,領導的決定,有可能你看來是錯的,但卻未必是錯的。因為信息的不對稱會帶來判斷的差異。領導的職務越高,信息來源越多,而你可能并沒有這些信息。在此基礎上,領導的決定,可能考慮得更全面,是最符合當前形勢。而作為下屬的置疑,即使有可能是對的,但是錯得更多。一般來說,誰掌握的信息多,誰的正確性可能更大。所以,你的質疑可能是錯的!
團隊需要執(zhí)行力。可實際工作中通常有人不能遵照要求,把事情做到位。當質疑領導的決定對不對的時候,就意味著我們不能較好地執(zhí)行領導的意圖,甚至會與領導的安排對著干、反著做。很多時候,企業(yè)就毀在一些自以為是的人身上。
但領導的確也有出錯的時候。當我們試圖改變他的觀點的時候,首先是要徹底貫徹他的精神。如果領導真的錯了,事實證明沒有一個領導會在事實面前執(zhí)迷不悟。否則,他就不會走到領導這個位置。而我們,切不可以再用自己的小聰明去看這些事情。
請記住,實踐證明,因為不服從領導指揮而受到的損失,遠比領導錯誤決策帶來的損失要大得多。
三、站在領導的角度想問題
一個單位或者部門,不管領導如何更換,但職責是相對不變的。不管什么管理類型或者性格的領導,他都注定想要讓自己領導的部門工作出彩,這是毋庸置疑的。
所以,我們應該站在領導的角度想問題。日常工作中,如何給單位爭光,是我們推進工作的唯一標準。領導要考慮的事情很多,作為辦公室主任,要把自己當成單位發(fā)展的清道夫。
例如,充分尊重媒體記者,主動和他們搞好關系。媒體對企業(yè)的作用是毋容置疑的,客戶向媒體投訴本單位時,媒體可以口誅筆伐,也可以說改進措施很到位。你需要和記者們搞好關系,有關于單位的風吹草動時可以介入處理。
例如,充分尊重上級部門普通員工,主動和上級主管部門的辦事員搞好關系。所謂“閻王好見,小鬼難纏”。有時候,事情就是壞在普通辦事員身上。他們在你的上級主管部門領導身邊,可以說好話,也可以說壞話。通常一句話就將你單位領導員工一年的努力化為灰燼。
例如,充分尊重上級后臺部門,主動和他們搞好關系。諸如綜合、黨群、紀檢等等這些部門,他們雖然可能不會考核你的業(yè)績,但年終評先評優(yōu)時,他們的話語權是本單位績效考評的倍增器或者倍減器。
如此種種,對于和自己單位相關部門的普通員工來說,領導是沒有精力去協(xié)調的,他要協(xié)調的是相關部門的領導。協(xié)調這些人員是辦公室主任責無旁貸的事。要替領導想在前面,不要“平時不燒香、臨時抱馬腳”。
總之,合格的辦公室主任既要忠誠無比,又能韜光養(yǎng)晦。既要文章錦繡,又能信息靈通;既要服務周到,又能化解糾紛;既要雷厲風行,又能堅韌不拔。這個職位看似平平淡淡,實則高山流水。感覺風平浪靜,實則暗流涌動。
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